5 tipů, jak uspořádat konferenci – průvodce plánováním skvělé firemní akce

1. Kdo, kde, kdy?

Možná to zní banálně, ale začněte od základu: kdy, kde a pro koho? Pro milovníky cyklistiky zimní termín asi nebude to pravé ořechové. A vegan festival uprostřed masových hodů? Možná ne nejlepší nápad. Víte, kam míříme? Dostat správné lidi na správné místo a ve správný čas je alfou a omegou úspěšné konference.

Skutečně dobře si promyslete, jaká je vaše cílová skupina. Jasně, určitě víte, proč konferenci pořádáte, co chcete publiku říci, ale tím to nekončí. Zkuste se zamyslet, co chtějí dělat návštěvníci konference o pauzách, kam by chtěli zajít po skončení přednášek, jaké asi mají preference, styl, vkus. To vše Vám pomůže uspořádat konferenci, která nejen klapne, ale zanechá dojem.

2. Tým a harmonogram

Sestavte si tým lidí, kteří sdílejí vaši vizi konference a možná i zálibu v dobré kávě. Rozdělte role jasně a spravedlivě — nechcete přece, aby všichni organizovali občerstvení a nikdo neřešil, že chybí přednášející.

A tady přichází na scénu váš harmonogram, taková mapa k úspěšné konferenci. Nastavte si klíčové milníky: rezervace místa, potvrzení řečníků, spuštění konferenční registrace, a nezapomeňte na pravidelné týmové schůzky. Ty vám pomohou udržet kurz a možná i zachytit nějaké ty nečekané překážky dřív, než vám překazí plány.

Ať už pracujete v týmu, nebo sami, mějte plán. Udělejte si checklist úkolů a škrtejte. A aby jste nezačínali od nuly, máme pro Vás takový checklist připravený.

3. Výběr místa

Jak vybrat správné místo? Naše služby i naše srdce sice patří Plzeňskému kraji, určitě ale existuje pár obecných rad, jak na to. Velká krajská města jsou jasná. Mají vybavenost, jsou dobře dostupná a po konferenci je vždycky kam zajít. Chcete naopak utéct ruchu? Máme co nabídnout, třeba Šumava má kongresové kapacity.

Jak ale správně vybrat? Musíte vědět, co chcete. Kolik míst potřebujete, kolik parkovacích míst, kolik lůžek a pokojů. Jaké je vybavení sálu, je v hotelu bezbariérový přístup, restaurace, wellness? To vše hraje roli.

A jak jsme si řekli již na začátku, zamyslete se, komu je konference určena. Je fajn se sejít mimo hlavní tepny života. Jen myslete na detaily. Plánujete vícedenní konferenci v přírodě? Možná vyberte hotel, kde mají wellness a bazén.

Shrnuto podtrženo, sepište si seznam požadavků, které na pořádní konference máte a od nich se odražte. A když už jste tady, mrkněte na možnosti u nás v kraji.

4. Rozpočet až na prvním místě

Nejdříve si vezměte papír, tužku (nebo raději Excel) a sepište všechno, co vás může stát peníze. A myslíme tím opravdu všechno. Pronájem místa? Jasně. Catering? Samozřejmě. Technika, materiály, honoráře pro řečníky, tisk propagačních materiálů a ano, i ty malé položky jako parkování nebo poštovné. Tyto drobnosti se rády sčítají a na konci vás mohou pěkně překvapit.

Porovnejte ceny různých konferenčních sálů, kongresových center, zasedacích místností, hotelů. Nebojte se poptat víc zařízení, Koukněte mimo Prahu, klidně i na venkov či do hor, ceny se mohou hodně lišit.
Teď, když víte, kolik vás to bude stát, je čas zjistit, odkud ty peníze vezmete. Vstupné je klasika, koukněte, jak to dělají ostatní a inspirujte se, ať cenu nestřílíte od boku.

Dál jsou tu sponzoři, ale jak je získat? Musíte jim něco nabídnout. Oslovte firmy a organizace, které by mohly mít zájem o vaši cílovou skupinu. Připravte atraktivní nabídku—viditelnost na akci, možnost prezentace, stánky, loga na materiálech.

A nakonec granty a dotace. Bývá to blázinec, ale výsledná částka Vám může dost pomoci. Jak na granty Vám od boku neporadíme, každá situace je jiná. Ale nebojte se na nás obrátit, rádi to s Vámi probereme.

5. Příprava, logistika, problémy

Logistika může znít jako nudné slovo, ale věřte, že bez ní se vaše konference může změnit v chaos hodný komedie. A to nechcete, pokud tedy zrovna neplánujete kongres stand-up komiků.

Na co si tedy dát pozor? Vyžádejte si provozovatele konferenčního sálu, či hotelu plánek a ptejte se jich, jak je prostor obvykle zorganizovaný. To samé platí pro ubytování i přepravu přednášejících. Zajistí hotel dopravu, nebo je to na Vás? Připraví pro ně hotel uvítací balíček? A co návštěvníci, trefí, zorientují se? Slušné kongresové zařízení i konferenční hotel jsou na tyto potřeby připraveny, ale určitě si to ověřte a případně se připravte. Nechcete, aby Vám návštěvníci konference bloudili po chodbách a přednášející seděli v zácpě v pochybném taxíku z nádraží.

Ať se snažíte sebevíc, určitě se něco pokazí. To se prostě stává. Vytvořte si krizový plán. Zamyslete se nad všemi „co kdyby“ scénáři. Co když vypadne elektřina? Co když se projeví alergická reakce na občerstvení?

Připravte si postupy pro různé situace, abyste mohli rychle a efektivně reagovat. Mějte na místě lékárničku, co se týče techniky, mějte náhradní kabely, baterie a ideálně i technika, který ví, co dělat, když se notebook rozhodne aktualizovat uprostřed prezentace. A hlavně to berte s úsměvem.